Madde 1. Amaç:

Bu yönergenin amacı Türk Mikrobiyoloji Cemiyeti (TMC) bünyesinde kurulan Çalışma Gruplarının kuruluş, işleyiş, etkinlik ve sonlandırma esaslarını düzenlemektir.

Madde 2. Tanımlar ve Kısaltmalar

Bu yönergede adı geçen:

1. TMC: Türk Mikrobiyoloji Cemiyetini,
2. Yönetim Kurulu: TMC Yönetim Kurulu’nu,
3. Çalışma Grubu (ÇG): TMC bünyesinde ve cemiyetin kuruluş amaçları doğrultusunda mikrobiyolojinin farklı alanlarında araştırmalar yapmak, bilgi-görüş üretmek ve yaymak üzere kurulan en az 7 (yedi) TMC üyesi tarafından oluşturulan grupları,
4. Alan: Mikrobiyoloji alanında yer alan “Bilimsel, Mesleksel ve Eğitim” kategorilerinin herbirini,
5. Bölüm: Herbir alan altında yer alan, mikrobiyoloji açısından birbiri ile ilintili, ancak diğerlerinden belirgin farkılıklar göstermesi nedeniyle ayrılabilen ve kapsamında bir ya da birden fazla çalışma grubu barındıran yapıları, 
6. Genel Kurul: Çalışma grubuna kayıtlı üyelerin katılımıyla gerçek ya da sanal ortamda yapılan toplantı ve oylamaları,
7. Yürütme Kurulu: Çalışma Grubuna kayıtlı üyeler tarafından seçimle belirlenen 5 kişilik yürütme ve karar organını,
8. Yönerge: Çalışma Gruplarının kuruluş, çalışma, değerlendirme ve sonlandırma esaslarını belirleyen “TMC Çalışma Grupları Yönergesi” başlıklı yazılı belgeyi,
9. Etkinlik: Çalışma Grubu tarafından gerçekleştirilen her tür araştırma, proje, eğitim etkinliği, bilimsel toplantı, yayın, v.b gibi madde 3’de sayılan sorumluluklara yönelik tüm faaliyetleri,
10. Bütçe: Her yıl TMC Yönetim Kurulu tarafından çalışma gruplarına ayrılan finansal kaynağı ve harcamaları,

Madde 3. Dayanak

Bu yönerge TMC Tüzüğü’nün 2. maddesine dayanarak hazırlanmıştır.

Madde 4. Çalışma Gruplarının hedef ve sorumlulukları

1. Çalışma Gruplarının temel hedefi madde 1.2.3’de belirtildiği gibi mikrobiyolojinin farklı alanlarında araştırmalar yapmak, bilgi-görüş üretmek ve yaymaktır.
2. Çalışma Gruplarının yönetsel sorumlulukları:
   1. Yönergede belirtilen çalışma usul ve kurallarına uygun çalışmak ve tüm yükümlülükleri yerine getirmek,
   2. Çalışma grubu etkinliklerine yönelik planlamak, planlanan etkinlikleri Yönetim Kurulu’nun onayına sunmak,
   3. Dönem etkinlik raporlarını yönergede belirtilen formatta ve zamanında Yönetim Kurulu’na sunmak,
   4. TMC web sayfasındaki çalışma grubu ile ilgili bölümün oluşumuna katkı sağlamak,
   5. Elde ettiği verileri TMC topluluğu ile kongrelerde, toplantılarda, TMC Bülteni ve web sayfasında paylaşmak,
   6. Yönetim Kurulu’nun isteği doğrultusunda ulusal ve uluslararası toplantılarda TMC’yi temsil etmek,
   7. Yapılacak tüm etkinliklerde ve yayınlarda resmi çalışma grubu adını (“TMC…..Çalışma Grubu” şeklinde) belirtmek,
3. Çalışma Gruplarının bilimsel sorumlulukları:
   1. Çalışma konularında bilimsel araştırmalar planlamak ve yürütmek,
   2. ÇG yönergesine uygun olarak ve TMC Yönetim Kurulundan yetki aldıktan sonra bilimsel ve endüstriyel projelere danışmanlık yapmak, katkı sunmak ve/veya yürütmek,
   3. Bilimsel çalışmaları ulusal/uluslararası toplantılarda sunmak, dergilerde veya kitaplarda yayınlamak,
   4. Aynı alanda faaliyet gösteren çalışma grupları, bilim insanları ve bilimsel dernekler ile işbirliği yapmak,
   5. ÇG alanıyla ilgili Yönetim Kurulu’na danışmanlık yapmak, bilgilendirme notları ve görüş oluşturmak ve TMC adına Sağlık Bakanlığı’na ve diğer kuruluşlara görüş oluşturmak ve danışmanlık vermek,
   6. TMC Kongrelerinin düzenlenmesine katkı sunmak
4. Çalışma Gruplarının Eğitsel sorumlulukları:
   1. ÇG alanıyla ilgili olarak sempozyum,  çalıştay, kurs, atölye çalışmaları ve okul v.b gibi eğitsel etkinlikler düzenlemek veya katkı sunmak,
   2.   Dergi çıkarmak, eğitim materyalleri ve laboratuvar protokolleri hazırlamak,
   3.   Mikrobiyoloji camiasına ve halka yönelik bilgilendirme yazıları hazırlamak, toplantılar yapmak,

Madde 5. Çalışma Grubunun Kurulması (Ek-1)

1. Çalışma Grubu, TMC Yönetim Kurulu’nun veya üyelerin teklifi üzerine TMC Yönetim Kurulu kararı ile kurulur (İş akışı Ek-1).
2. Bir Çalışma Grubu kurmak için “Çalışma Grubu Öneri Formu” (ÇG-F-01-, bknz Ek- 2) doldurulur ve TMC Yönetim Kurulu’na gönderilir.
3. ÇG başvurusunda en az 5 (beş) kişilik bir kurucular listesi yer almalıdır. Bu listede yer alan kişilerden biri “Kurucu Başkan” bir diğer kişi ise “Kurucu Sekreter” olarak belirlenmiş olmalıdır.
4. TMC Çalışma grubu olarak faaliyet gösteren ve faaliyeti ilgili alanda uluslararası temsiliyet hakkı taşıyan ÇG’larının ulusal işlevi sürdürebilmesi için 5.3 maddesindeki ÇG’nun kurulması ve yürütme kurulu yapısı ihtiyaca göre düzenlenebilir.
5. Çalışma Grubu kurma önerisi Yönetim Kurulu’nun onayına sunulur. Bu süreç, olağanüstü durumlar dışında, başvuruyu izleyen ilk veya ikinci yönetim kurulu toplantısında ele alınarak karara bağlanır ve Kurucu Başkan’a yazılı olarak bildirilir.
6. Kararın olumlu olması durumunda kararın bildirimini izleyen çalışma grubunun ilk genel kurul toplantısında yürütme kurulu seçilir. Bu seçim yapılana kadar Kurucu Başkan ve Kurucu Sekreter görevlerini geçici olarak sürdürür.
7. Genel Kurul’un nasıl yapılacağı madde 8’de tanımlanmıştır.

Madde 6. Alt çalışma grupları kurulması

1. Alt Çalışma Gruplarının kurulması gerektiğinde ÇG bu kararını TMC Yönetim Kurulu’na yazılı olarak bildirir.
2. Alt çalışma grubu üyelikleri madde 7’de tanımlanan üyeliklere ilişkin genel kurallara göre düzenlenir.
3. Çalışma Grubu üyelerinin kaç alt çalışma grubunda görev alabileceğini ÇG çalışma usul ve esaslarına göre belirlenir.
4. Alt çalışma gruplarının işleyişi madde 8’deki çalışma grubu işleyişi kapsamında tanımlanmıştır.

Madde 7. Üyelikler

1. ÇG’na üyelik süreci EK-2A’da tanımlanmıştır.
2. Çalışma grupları TMC üyeleri ve çağrılı kişilere açıktır.
3. Çalışma grubunun faaliyeti kapsamında, TMC üyesi olmayan ve farklı bilim dallarındaki uzmanlıklarına ihtiyaç duyulan kişi/kişiler uzmanlık alanlarından üye/üyeler olarak ÇG’na dahil edilebilir. Bu durumda çalışma grubu başkanınca yönetim kuruluna, davet edilen bu kişi/kişiler hakkında bildirimde bulunulması gereklidir.
4. Çağrılı üyelerin ÇG genel kurulunda oy hakkı yoktur ve yürütme kurulunda görev alamazlar. 
5. Çalışma Grubu kurulduktan sonra ÇG’na katılmak için üyeler “Çalışma Grubu Üyelik Formu (ÇG YK)” (ÇG-F-02) (Ek-2B) doldurur ve Çalışma Grubu Başkanına gönderir.
6. Üyelik önerisi ÇG yönergesine göre Çalışma Grubu Yürütme Kurulu tarafından değerlendirilir ve TMC Yönetim Kuruluna sunulur.
7. Kişiler aynı anda en çok 3 çalışma grubuna üye olabilirler.
8. TMC üyeliği sona eren kişilerin çalışma grubu üyelikleri de otomatikman sona erer.
9. Kurucu üyeler, Çalışma grubunun tasfiyesi, ölüm, Dernek üyeliğinden ayrılma veya çıkarılma veya çalışma grubundan ayrılma isteği gibi bir neden oluşmadıkça çalışma grubunda yer alırlar.  Ancak kurucu üyeler en çok 3 dönem ÇG YK’da görev alabilirler.
10. Bir üyenin ayrılması veya üyeliğinin sona ermesi nedeniyle toplam üye sayısı 5 (beş)’in altına düşen çalışma gruplarının etkinlikleri eksik üye tamamlanıncaya kadar askıya alınır.
11. Çalışma Grubu aktif üye listesini güncel tutmaktan ve Yönetim Kurulu’na bildirmekten sorumludur. 

Madde 8. Çalışma Grupları Genel Kurulu (EK-3)

1. Çalışma grupları, kayıtlı tüm üyelerden oluşan genel kurul ve üyelerin seçtiği yürütme kurulundan oluşur.
2. Genel kurul 2 (iki) yılda bir tercihen TMC Kongresi sırasında toplanır. Toplantının düzenleme sorumluluğu ÇG YK’ya aittir.
3. Genel kurul yapılabilmesi için yürütme kurulunun asil (n=5) ve yedek (n=2) üyelerinin en az 2 katı kadar oy kullanma hakkı olan (diğer bir deyişle on dört ) üyenin çalışma grubuna kayıtlı olması ve seçime katılması gerekir. 
4. Genel kurulda seçime katılımla ilişkili madde 8.3’de tanımlanan koşulları yerine getiremeyen çalışma grupları, Yönetim Kurulu’nun onayını almak koşulu ile sanal ortamda genel kurul yapabilirler. Sanal genel kurul süreci madde 8.6’da tanımlanmıştır.
5. Genel Kurul toplantı sürecinin iş akışı EK-3A’da tanımlanmıştır.
   1. Yürütme Kurulu toplantı tarihinden (Genel Kurul toplantısı) en geç 1 (bir) ay önce Güncel üye listesini (Genel Kurul Listesi ÇG-F-03, Ek-3B), Etkinlik Raporunu (son döneme ait) (Etkinlik Raporu Örneği, ÇG-F-04, Ek-3C) ve Genel kurul toplantı tarihi ve yeri bilgisini TMC Yönetim Kurulu’na iletir.  Genel Kurul seçimlerinde söz konusu liste esas alınır.
   2. Toplantı tarihi ve yeri genel kurul üyelerine e-posta mesajı ile ve ayrıca TMC ve Kongre web sayfaları aracılığı ile duyurulur. Tüm duyuruları yapma sorumluluğu TMC Yönetim Kurulu’na aittir.
   3. Genel Kurul toplantısının işleyişi için; Yürütme Kurulu dışından Divan Başkanı seçimi, Yürütme Kurulu tarafından etkinlik raporunun ve bir sonraki döneme ilişkin etkinlik önerilerinin sunumu yapılır.
   4. Yürütme Kurulu seçiminde asil (5 kişi) ve yedek üyeleri (2 kişi) için adaylar belirlenir ve kurul seçimi kapalı oylama, açık sayım yöntemi ile yapılır.
   5. Her üyenin 1 (bir) oy hakkı vardır.  
   6. Oy sayıları en yüksekten aza doğru sıralanır. Listedeki ilk 5 kişi Yürütme Kurulu asil üyelerini, sonraki iki kişi ise yedekleri oluşturur.
   7. Divan Başkanı oy pusulalarını, seçim bilgilerini ve seçilen kişilerin isimlerini bir tutanağa (Genel Kurul Tutanağı, ÇG-F-05, Ek-3E) işler ve imzaladıktan sonra TMC yetkililerine teslim eder.  
6. Sanal ortamda yapılacak genel kurulların işleyişi aşağıda tanımlanmıştır.
   1. ÇG Genel kurulu için 8.3 maddesine göre sağlanmazsa yürütme kurulu sanal genel kurul, kararı alabilir. 
   2. Sanal genel kurul isteğini gerekçeli olarak TMC Yönetim Kurulu’na bildirir. Bu bildirim sırasında madde 6.5.1’de tanımlanan bilgiler ve sanal oylamanın nasıl yapılacağına ilişkin usüle ait bilgi de gönderilmelidir.
   3. Yönetim Kurulu tarafından onaylandığı takdirde, sanal genel kurul tarihi madde 6.5.3’de belirtildiği şekilde duyurulur. Bu duyuru da son döneme ait etkinlik raporu ve bir sonraki döneme ilişkin etkinlik önerileri de üyelerin erişimine açılır.
   4. Sanal genel kurul süreci madde 6.5.4’de tanımlanan kural ve gereklilikleri karşılamalıdır. Sanal genel kurulu sürecini TMC YK, ÇG’dan sorumlu üye veya görevlendirilmiş bir TMC YK üyesi tarafından yürütülür.

Madde 9. Çalışma Gruplarının İşleyişi (EK-4 ve EK-5)

1. Çalışma Grupları TMC Yönetim Kurulu’na bağlı olarak EK-4 A, 4B ve 5A’da tanımlanmış olan iş akışına göre çalışırlar.
2. Çalışma Grupları, kuruluşları onaylandıktan sonraki 3 ay içerisinde (ek 4A ve 4 B):
3. ÇG Yürütme kurulundaki görev dağılımı ve çıkar çatışma formunu (Ek-4 C) TMC’ye beyan eder.
   1. Çalışma Grubu grubun amaçları, hedefleri, işleyiş ve görevlerini içeren -Çalışma usul ve Esaslarını (ÇG-F-07) (Ek-5B) ve
   2. “Yıllık etkinlik Planını” (ÇG-F-08A VE O8B (EK-5C) hazırlayarak Yönetim Kurulu’na sunar. TMC Yönetim Kurulu iletimi izleyen ilk toplantıda yönerge ve planı Dernek misyonu, TMC Çalışma Grupları Yönergesi, Dernek yıllık etkinlik planı, bütçe olanakları, vb unsurları gözeterek inceler ve karara bağlar. Bu toplantıya gerek duyulursa çalışma grubunu temsilen başkan veya yetkilendirilen diğer bir yürütme kurulu üyesi davet edilebilir. 
   3. Çalışma Grubu Çalışma Usul ve Esasları, Dernek Yönetim Kurulu onayından sonra yürürlük kazanır.
   4. Yıl içinde etkinlik planında yapılacak değişiklikler yazılı olarak Yönetim Kurulu’na sunulur ve onaylandıktan sonra işlerlik kazanır. 
4. Çalışma Grubu, planlanan bir faaliyeti (kurs, sempozyum, çalıştay, seminer, basılı materyal hazırlanması, bilimsel etkinliklere katılım vb.) en az 3 ay öncesinden TMC Yönetim Kurulu’na bildirir. Faaliyet sonlandığında da bir ay içerisinde (katılımcılar, program, gelir ve giderlerini içeren) bir rapor (ÇG-F-08A VE O8B (EK-5C)  oluştururlar.
5. Çalışma Grubu gerekli durumlarda Alt Çalışma Grupları oluşturabilir ve bu kararlarını TMC Yönetim Kurulu’nun onayına sunar. Alt Çalışma Grubuna katılacak üyeler seçimle başkanlarını belirler. Alt Çalışma Grubu bağlı oldukları çalışma grubunun yürütme kuruluna karşı sorumludur.
6. Alt çalışma grupları, yürütme kurulunun belirleyeceği ve onaylayacağı formatta bir çalışma usul ve esaslarını hazırlamalıdır.
7. Yürütme Kurulu her yıl dönem sonunda Etkinlik Raporu (ÇG-F-04) (EK-3C) hazırlayarak TMC Yönetim Kurulu’na sunar (bkz. Madde 6.3.1.2).
8. Çalışma usul ve esaslarında tanımlanan tüm gereklilikleri yerine getiren Çalışma Gruplarının, Dernek bütçesinin uygun olması durumunda, TMC Yönetim Kurulu tarafından her yıl belirli bir miktar bütçe ayrılır. Çalışma grupları yaptıkları Ulusal TMC Kongresi dışındaki etkinliklerden elde edilen gelirlerden masraflar çıktıktan sonraki bakiyenin %50’si kadarı faaliyetlerinde kullanılmak üzere ÇG bütçesi olarak belirlenir. Performansları asgari gereklilikleri (bkz. madde 9.3) aşmış olan çalışma gruplarına, performansları doğrultusunda ek bütçe olanakları sağlanabilir.
9. Çalışma Grupları veya Alt Çalışma Gruplarının düzenlediği bilimsel etkinliklerden oluşan gelir ve giderlerin muhasebesi Dernek saymanlığı tarafından yürütülür. Ancak ön muhasebe işlemlerinin yapılması için Dernek yönetim kurulu tarafından bir çalışma grubu üyesi yetkilendirilebilir.
10.  Çalışma gruplarına ayrılan bütçelerin yönetimi TMC Yönetim Kurulu’na aittir.  Çalışma Grubu Yürütme Kurulu mevcut bütçelerini yönergenin 3. Maddesinde tanımlanan hedef ve sorumluluklar doğrultusunda kullanabilir. Yürütme Kurulunun yazılı kullanma talebi ve gerekçesi TMC Yönetim Kurulunda incelenerek karara bağlanır. TMC tarafından gerek duyulan harcamaların belgelendirilmesi, rapor yazılması v.b isteklerin karşılanması zorunludur. 
11. Çalışma gruplarının etkinliği ve verimliliği “Etkinlik Raporu” verileri, etkinliklerden elde edilen geri bildirimler ve gerçekleştirilen işlerin etkisi gibi parametreler yönünden Yönetim Kurulu tarafından değerlendirilir (bkz. Madde 9).

Madde 10. TMC Yönetim Kurulu’nun sorumlulukları

1. Yeni bir çalışma grubu kurulması önerisini TMC’nin misyonu, tüzüğü ve hedefleri doğrultusunda inceler ve karara bağlar.
2. Çalışma gruplarının etkinlik ve verimliliğini izler.
3. Çalışma grubunun sonlandırılması sürecini yönetir.
4.  Çalışma grubu için Web sayfası hizmetleri, Genel kurul duyurularının e-posta ve web sayfası aracılığıyla yapılmasını sağlar.
5. ÇG YK’nun önceden tanımlanmış olan çalışma usul ve esasları doğrultusunda kurulmasını sağlar.
6. Gerektiği durumlarda sekreteryal destek verir.
7. Çalışma gruplarından gelen önerileri değerlendirerek Derneğin yıllık etkinlik planlarını yapar, söz konusu etkinlikleri düzenlemeye katkı verir
8. Kongre için konu ve konuşmacı görüş ve önerileri alır
9. Çalışma gruplarının etkinlikleri için finansal destek sağlar. Bu destek aşağıdaki şekillerde gerçekleşebilir:
   1. Her yıl bütçeden pay ayırır (bkz madde 7.5).
   2.  Çalışma grubu etkinliklerinden elde edilen karın %50’ni çalışma grubu bütçesine aktarır (bkz madde 7.6).
   3.  Etkinliklerin düzenlenmesi için sponsor desteği alınması konusunda çalışma grubuna yardımcı olur.
10. Çalışma Gruplarının bütçelerini ve hesap hareketlerini izler, yıllık olarak ve istendiğinde Yürütme Kurulu’na bilgi verir.
11. Çok merkezli çalışmaların/projelerin hazırlanması/planlanmasına lojistik ve eğitsel destek sağlar.

Madde 11. Çalışma Gruplarının Değerlendirilmesi ve Sonlandırılması

1. Çalışma Grubu Başkanı, Çalışma Grubu’nun bir yıl içindeki faaliyetlerini Etkinlik Raporu (ÇG-F-08) (EK-3C) hazırlayarak her takvim yılının bitişinden itibaren en geç bir ay içerisinde TMC Yönetim Kurulu’na sunar.
2. Çalışma gruplarının faaliyetleri Yönetim Kurulu tarafından her yıl değerlendirilir. Yönetim Kurulu bu amaçla bir değerlendirme kurulu oluşturabilir.
3.  Değerlendirmede; Çalışma grubunun etkinliğini Ek-1. Tablo ÇG etkinlik kriterlerine göre niceliksel olarak değerlendirilir.  Etkinliklerden en az 50 puan alınması durumunda ÇG başarılı olarak değerlendirilir.
4. TMC Yönetim Kurulu, etkinliklerini yeterli bulmadığı ve/veya çalışma usul ve esaslarına uygun olmayan eylemlere ilişkin kanıtların var olması durumunda çalışma grubunu kapatma yönünde karar alabilir.
5. Yönetmeliğe ve etik ilkelere uyum konusundaki problemlerin TMC Etik Kurulu veya Denetleme Kurulu tarafından tespiti ve Yönetim Kurulu’nun yazılı uyarısından sonra, geçerli bir mazeret sunmaksızın benzer işleyişe devam eden Çalışma Grupları ikinci bir uyarıdan sonra Dernek Yönetim Kurulu tarafından feshedilebilir.
6. Çalışma grubu TMC’yi bağlayacak bir taahhüdü bulunmadığı takdirde Genel Kurulun oy çokluğu ile kendini kapatma (Feshi) yönünde karar alabilir.
7. İki dönem içinde üye sayısı koşulunu yerine getiremediğinden genel kurul toplantısı yapamayan çalışma gruplarının TMC Yönetim Kurulu tarafından kapatılması yönünde karar alınabilir.

Madde 12. Yürürlük

Bu yönerge, TMC Yönetim Kurulu’nun onayından sonra yürürlüğe girer ve TMC Yönetim Kurulu tarafından yürütülür.

Ek 1: Çalışma grubu Etkinlik Değerlendirme Kriteri ve puanlaması

Yönerge Ekleri

EK-1A. Yeni ÇG Kurma süreci iş akışı TMC
Ek-1B. ÇG-F-01 ÇG Öneri Formu
Ek-2A. ÇG üyelik süreci
Ek-2B. ÇG-F-02 ÇG Üyelik Formu
Ek-3A ÇG Genel Kurul Süreci
Ek-3B. ÇG-F-03 Genel Kurul Listesi
Ek-3C. ÇG-F-04 ÇG Etkinlik Raporu kalıbı
Ek-3D. ÇG-F-05 Genel Kurul Tutanağı
Ek-4A. 5 ÇG İşleyişi
Ek-4B. Yürütme Kurulu Onanma süreci
Ek-4C. ÇG-F-06 Görev dağılımı ve çıkar çatışma beyan form
Ek-5A. Yürütme Kurulu İşleyiş süreci
Ek-5B. ÇG-F-07 ÇG Yönerge Kalıbı
Ek-5C. ÇG-F-08 ÇG Dönem Etkinlik Planı kalıbı
Ek-6A. ÇG Etkinlik Değerlendirme Süreci